Integritetspolicy
Välkommen till Epicos integritetspolicy.
Version 1.0 - uppdaterad 28/3-2025
När du besöker vår webbplats eller på annat sätt interagerar med oss samlar vi in information om dig, som används för att anpassa, förbättra och hantera vårt innehåll och våra tjänster. Nedan har vi utvecklat vilken information som samlas in, dess syfte och vilka tredje parter som har tillgång till den.
Se även vår Cookiepolitik för information om vilka cookies vi använder.
Vi är personuppgiftsansvariga – Hur kontaktar du oss?
Epico-IT A/S
Borupvang 2C, 2. Golv
2750 Ballerup
Organisationsnummer: 32466249
E-post: dataprivacy@epico.dk
1. Vad är en personuppgift?
Den danska dataskyddsmyndigheten definierar personuppgifter på följande sätt:
"Personuppgifter är all typ av information som kan hänföras till en specifik person, även om personen bara kan identifieras om informationen kombineras med annan information."
2. Behandling av personuppgifter
Vi behandlar dina personuppgifter på olika sätt och för olika ändamål. Nedan kan du läsa mer om hur dina personuppgifter behandlas:
Besökare på webbplatsen
Avsikt
När du använder vår webbplats samlar vi in och behandlar ett antal uppgifter om ditt beteende i syfte att samla in statistik om användningen av webbplatsen, samt i syfte att kunna göra riktad marknadsföring.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av berättigat intresse. Vi väger de intressen som önskas av behandlingen och säkerställer att behandlingen inte kränker de grundläggande rättigheterna.
Typer av personuppgifter
Ett unikt ID och teknisk information samlas in om din dator, surfplatta eller mobiltelefon, din IP-adress, geografisk plats och vilka sidor du klickar på (intressen).
Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas inte ut utanför företaget, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Uppgifterna lagras under den tid som lagen tillåter och vi raderar dem när de inte längre behövs. Uppgifter som vi samlar in för statistik sparas i 24 månader, varefter de automatiskt raderas.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Skapande i CV-databas
Avsikt
När du skapar en profil på vår webbplats samlar vi in och behandlar information om dig och din jobbprofil för att kunna matcha dig med relevanta jobbmöjligheter, både frilansuppdrag, projektanställningar och tillsvidareanställningar hos tredje part.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter baseras på ditt samtycke som du ger vid registreringstillfället.
Typer av personuppgifter
När du registrerar dig samlar vi in ditt CV, eventuell ansökan, lösenord och ett antal allmänna kontaktuppgifter, inklusive e-post, telefonnummer och namn.
Mottagare av personuppgifter
Vi lämnar ut dina personuppgifter till företag med relevanta jobbmöjligheter. Personuppgifterna lämnas dock inte ut utanför företaget utan föregående skriftligt avtal, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Uppgifterna sparas till dess att du väljer att återkalla ditt samtycke och begära radering av dina personuppgifter. I vissa fall kan din profil raderas under längre perioder av inaktivitet, och du kommer att informeras om detta händer.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder dina uppgifter för att genomföra en screening av våra kandidater, men använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Undertecknande av sekretessavtal
Avsikt
Innan du får information om potentiella tjänster eller uppdrag kan vissa företag kräva att du skriver under ett sekretessavtal. Detta beror på att befattningen eller uppdragets karaktär kan innehålla affärshemligheter. Dina personuppgifter kommer i detta fall att behandlas för att säkerställa ömsesidig konfidentialitet.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter sker i syfte att genomföra åtgärder som vidtagits innan ett avtal ingås.
Typer av personuppgifter
Endast ditt namn och din underskrift behandlas i samband med denna behandling.
Mottagare av personuppgifter
Vi lämnar ut dina personuppgifter till företag med relevanta jobbmöjligheter. Personuppgifterna lämnas dock inte ut utanför företaget utan föregående skriftligt avtal, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Du kan alltid få en kopia av sekretessavtalet, som sparas under en period av 5 år för att kunna hantera eventuella tvister.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Tillämpning av artificiell intelligens
Avsikt
Vi använder artificiell intelligens (AI) som ett verktyg för att förbättra våra rekryteringsprocesser och säkerställa en effektiv och korrekt bedömning av CV:n från både frilanskonsulter och kandidater till fasta tjänster. AI-tekniken hjälper oss att analysera och matcha kvalifikationer, erfarenhet och kompetenser med de krav som ställs på de olika positionerna. De uppgifter som kunderna lämnar till oss, inklusive arbetsbeskrivningar, värderingar och liknande, används uteslutande för de ändamål som beskrivs i de avtal som ingåtts med kunderna.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse av att bedöma kandidater till rätt tjänster. Vi säkerställer en balans mellan vårt intresse av att erbjuda dig relevanta tjänster och hänsynen till att behandlingen respekterar dina grundläggande rättigheter.
Typer av personuppgifter
När konsulter/kandidater skickar sitt CV till oss samlar vi in och behandlar de personuppgifter som kandidaten har inkluderat i sitt CV. Informationen används för att bedöma kandidatens lämplighet för de sökta tjänsterna och för att matcha dem med relevanta jobbmöjligheter. Dessutom får vi information från kunder, inklusive arbetsbeskrivningar, företagsvärderingar och liknande. Denna information används endast för de ändamål som anges i de avtal som ingåtts med kunderna.
Mottagare av personuppgifter
Vi lämnar ut dina personuppgifter till företag med relevanta jobbmöjligheter. Personuppgifterna lämnas dock inte ut utanför företaget utan föregående skriftligt avtal, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Informationen sparas så länge du har en aktiv profil på vår webbplats. Läs mer om lagring och radering under avsnittet 'Skapande i CV-databas'.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder dina uppgifter när vi genomför en screening av kandidater eller frilanskonsulter, men använder inte personuppgifter i samband med automatiserade enskilda beslut.
Förfrågningar via hemsidan, e-post eller telefon
Avsikt
När du kontaktar oss via telefon, via kontaktformulär eller e-post samlar vi in och behandlar personuppgifter i syfte att kunna svara på din förfrågan.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av berättigat intresse. Vi väger mot att du själv har lämnat personuppgifterna i syfte att bli kontaktad eller kontaktad via telefon och att behandlingen inte strider mot grundläggande rättigheter.
Typer av personuppgifter
Allmänna kontaktuppgifter såsom företag, namn, befattning, telefonnummer och e-post samlas in. Dessutom behandlas innehållet i förfrågan, vilket kan innefatta information om aktuell tjänst, jobbönskemål, CV etc.
Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas inte ut utanför företaget, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Uppgifterna kommer att raderas inom 24 månader från den senaste behandlingen om inget samarbete eller kundförhållande inleds, eller om det bedöms att uppgifterna är nödvändiga i förhållande till behandlingen.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Registrering för webbinarium
Avsikt
När du anmäler dig till ett webbinarium samlar vi in och behandlar personuppgifter i syfte att kunna delta i det webbinarium du anmäler dig till, samt i syfte att kunna skicka notiser i samband med webbinariet.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av berättigat intresse. Vi väger mot att du själv har lämnat personuppgifterna för att kunna registrera dig på webbinariet och att behandlingen inte kränker grundläggande rättigheter.
Typer av personuppgifter
Namn, e-post, din IP-adress, titel och organisation samlas in (frivilligt).
Mottagare av personuppgifter
Som en allmän regel lämnas personuppgifterna inte ut utanför företaget, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd. Om webbinariet hålls i samarbete med en tredje part kan personuppgifterna komma att lämnas ut till denna tredje part. Detta är vanligtvis namn och e-post.
Lagringstid
Uppgifterna kommer att raderas senast 24 månader efter att webbinariet har avslutats.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Ta emot nyhetsbrev
Avsikt
När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev samlar vi in och behandlar personuppgifter i syfte att kunna skicka ut vårt nyhetsbrev.
I samband med ditt samtycke till att ta emot kommunikation och marknadsföring online kan EPICO-IT A/S kontakta dig separat.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att skriva till oss. Det är också möjligt att avregistrera sig från nyhetsbrevet via en "avregistrerad" länk längst ner i nyhetsbrevet.
Typer av personuppgifter
Namn, e-post och IP-adress samlas in.
Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas inte ut utanför företaget, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Informationen lagras så länge du har registrerat dig för att få vårt nyhetsbrev. Om det inte är möjligt att leverera e-post till ditt konto förbehåller vi oss rätten att radera din e-post.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Marknadsföring
Avsikt
När du deltar i våra kampanjer, event, kundcase eller som referenser och vittnesmål behandlar vi personuppgifter i syfte att kunna använda dem i marknadsföringssyfte.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att skriva till oss – marketing@epico.dk
Typer av personuppgifter
Namn, e-post, befattning och företag samlas in.
Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas inte ut utanför företaget, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Uppgifterna kommer att raderas inom 24 månader efter den senaste behandlingen.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Besökare på sociala medier
Avsikt
Vi samlar in och behandlar personuppgifter när du besöker våra Facebook-, Instagram- och LinkedIn-sidor. Syftet med behandlingen är att kunna marknadsföra till potentiella kunder, svara på förfrågningar och liknande relaterade ändamål.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av berättigat intresse. Vi väger mot att du har besökt våra sidor på sociala medier och att behandlingen inte kränker grundläggande rättigheter.
Typer av personuppgifter
Vanligtvis samlas namn och andra personuppgifter som är relaterade till din användarprofil in.
Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas inte ut utanför företaget, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Informationen sparas så länge din aktivitet på vår Facebook-, Instagram- och LinkedIn-sida existerar.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Användning av våra tjänster som kund
Avsikt
När du använder våra tjänster samlar vi in och behandlar personuppgifter i syfte att kunna tillhandahålla dessa, samt i syfte att ge dig information och nyheter om våra tjänster och liknande.
Om du betalar för våra tjänster behandlar vi även dina personuppgifter i syfte att kunna fakturera i enlighet med reglerna i den danska bokföringslagen och för att skicka fakturan.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på fullgörandet av ett avtal, samt under berättigat intresse, då vi väger hänsynen till att du använder våra tjänster och att behandlingen inte kränker grundläggande rättigheter.
Typer av personuppgifter
Namn, e-post, telefonnummer, titel och avdelning samlas in och behandlas.
I samband med fakturering behandlas även ett internt genererat fakturanummer.
Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas inte ut utanför företaget, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Uppgifterna sparas så länge kundrelationen finns kvar och raderas inom 24 månader efter att kundrelationen har upphört.
Uppgifter för bokföring sparas i 5 år efter räkenskapsårets utgång.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Kommunikation till salu
Avsikt
Vi kan komma att samla in och behandla personuppgifter från tredje part (via intervjuer, företagets hemsida, sociala medier eller liknande) i syfte att sälja våra tjänster.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av berättigat intresse. Vi väger mot att önskan om behandlingen väger tyngre än viljan att inte genomföra behandlingen, och att behandlingen inte kränker grundläggande rättigheter.
Typer av personuppgifter
Namn, titel, e-post, telefonnummer och företag samlas in.
Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas inte ut utanför företaget, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Uppgifterna kommer att raderas inom 24 månader från den senaste behandlingen om inget samarbete eller kundförhållande inleds, eller om det bedöms att uppgifterna är nödvändiga i förhållande till behandlingen.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
Jobbansökningar för tjänster inom Epico-IT
Avsikt
När du skickar en jobbansökan till oss behandlar vi dina uppgifter i syfte att bedöma och välja ut den sökande i förhållande till ett specifikt jobb.
Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av berättigat intresse. Vi väger mot att du själv har lämnat personuppgifterna för att kunna bedömas i förhållande till ett specifikt jobb.
Typer av personuppgifter
De personuppgifter som finns i ansökan och CV:t behandlas i syfte att utvärdera ansökan. Vi kommer också att utvärdera och bedöma den sökandes prestationer och kompetenser via en intervju.
Mottagare av personuppgifter
Personuppgifterna lämnas inte ut utanför företaget, utan lämnas till personuppgiftsbiträden. Vi använder endast personuppgiftsbiträden i EU/EES eller i länder som kan ge dina uppgifter tillräckligt skydd.
Lagringstid
Uppgifterna kommer att raderas inom 6 månader efter att avslaget har getts, om en dialog om eventuell anställning inte inleds.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Vi använder inte personuppgifter i samband med automatiserade individuella beslut.
4. Säkerhet
Vi har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra att dina uppgifter oavsiktligt eller olagligt raderas, publiceras, förloras, försämras eller kommer till obehörigas kännedom, missbrukas eller på annat sätt behandlas i strid med lagen.
5. Lagringstid
Uppgifterna lagras under den tid som lagen tillåter och vi raderar dem när de inte längre behövs. Perioden beror på vilken typ av information det rör sig om och anledningen till lagringen.
Läs mer under avsnitt 2 "Behandling av personuppgifter".
6. Dina rättigheter
Du har ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Rättigheterna innebär bland annat att du kan få information om vilka personuppgifter vi har om dig, och att du under vissa förutsättningar kan få uppgifterna raderade.
Om du vill utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss via e-post på dataprivacy@epico.dk. Vi kommer sedan att kontakta dig i förhållande till vilka rättigheter du vill hävda och för att verifiera din identitet.
Rätten till tillgång
Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig. Det innebär att du kan fråga oss om vilka personuppgifter vi behandlar för vilket ändamål m.m.
Rätten att invända
Du har rätt att invända om du inte samtycker till att en specifik behandling sker. Detta innebär att informationen kan fortsätta att användas för andra lagliga ändamål.
Rätt att begära rättelse
Du kan begära rättelse/rättelse av personuppgifter som du anser inte är korrekta.
Rätt att begära radering
Du kan begära radering av personuppgifter som du anser att vi inte borde eller inte får ha registrerade. Denna rättighet är inte slutgiltig, eftersom vissa personuppgifter inte kan raderas på grund av annan lagstiftning eller om avtalet och ändamålet ger rätt att lagra personuppgifterna.
Rätten att begära begränsning
Du kan begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas. Det innebär att personuppgifterna inte raderas, utan att det anges att de inte får behandlas och att tillgången till dem begränsas.
Rätten till dataportabilitet
Du har rätt att få dina personuppgifter i ett maskinläsbart format. Observera att detta endast är de personuppgifter som du har lämnat till oss. Du har rätt att få dina personuppgifter som du har lämnat till oss överförda till dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
Rätten att återkalla samtycke
Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.
Rätten att klaga
Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på dataprivacy@epico.dk.
Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till eller kontakta den danska dataskyddsmyndigheten (den danska dataskyddsmyndigheten). Du kan också när som helst vända dig till domstol för att få klarhet i ett ärende som rör behandling av personuppgifter.