Privatlivspolitik

Velkommen til Epico's privatlivpolitik.

Version 1.0 - opdateret 28/3-2025

Når du besøger vores website eller på anden måde interagerer med os indsamler vi oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse, forbedre og administrere vores indhold og ydelser. Nedenfor har vi uddybet, hvilke informationer der indsamles, deres formål og hvilke tredjeparter, der har adgang til dem.

Se desuden vores Cookiepolitik for information om, hvilke cookies vi bruger.

Vi er dataansvarlig – Hvordan kontakter du os?

Epico-IT A/S

Borupvang 2C, 2. Sal

2750 Ballerup

CVR: 32466249

Email: dataprivacy@epico.dk

1. Hvad er personoplysninger
Datatilsynet definerer personoplysninger på følgende måde:
“En personoplysning er enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger.”

2. Behandling af personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger på forskellige måder og til forskellige formål. Nedenfor kan du læse mere om, hvordan dine personoplysninger behandles:

Besøgende på hjemmesiden

Formål

Når du benytter vores website indsamler og behandler vi en række oplysninger om din adfærd med det formål at opsamle statistik om brugen af websitet, samt med det formål at kunne lave målrettet markedsføring.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse. Vi afvejer hensynet til de interesser, der ønskes med behandlingen, og at behandlingen ikke bryder med de grundlæggende rettigheder.

Typer af personoplysninger

Der indsamles et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, din IP-adresse, geografisk placering, samt hvilke sider du klikker på (interesser).

Modtagere af personoplysninger

Personoplysningerne videregives ikke uden for virksomheden, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Oplysninger som vi indsamler til statistik opbevares i 24 måneder, hvorefter de automatisk slettes.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Oprettelse i CV-database

Formål

Når du opretter en profil på vores website, indsamler og behandler vi oplysninger om dig og din jobprofil for at kunne matche dig med relevante jobmuligheder, både freelanceopgaver, projektansættelser og fastansættelser hos tredjepart.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker med hjemmel i dit samtykke, du afgiver ved oprettelsen.

Typer af personoplysninger

Ved oprettelsen indsamler vi dit CV, eventuel ansøgning, password og en række generelle kontaktoplysninger, herunder e-mail, telefonnummer og navn.

Modtagere af personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til virksomheder med relevante jobmuligheder. Personoplysningerne videregives dog ikke uden for virksomheden uden forudgående skriftlig aftale, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne opbevares, indtil du vælger at trække dit samtykke tilbage og anmoder om sletning af dine personoplysninger. I visse tilfælde kan din profil blive slettet ved længere perioder med inaktivitet, og du vil blive informeret, hvis dette sker.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi anvender dine oplysninger til at foretage en screening af vores kandidater, men bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Underskrift af fortrolighedsaftaler

Formål

Inden du bliver informeret om potentielle stillinger eller opgaver, kan visse virksomheder kræve, at du underskriver en fortrolighedsaftale. Dette skyldes, at stillingsbetegnelsen eller opgavens natur kan indeholde forretningshemmeligheder. Dine personoplysninger behandles i dette tilfælde for at sikre gensidig fortrolighed.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes forud for indgåelse af en kontrakt.

Typer af personoplysninger

Der behandles alene dit navn og underskrift i forbindelse med denne behandling.

Modtagere af personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til virksomheder med relevante jobmuligheder. Personoplysningerne videregives dog ikke uden for virksomheden uden forudgående skriftlig aftale, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Du kan altid få udleveret en kopi af fortrolighedsaftalen som opbevares i en periode på 5 år for at kunne håndtere eventuelle tvister.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Anvendelse af Kunstig Intelligens

Formål

Vi anvender kunstig intelligens (AI) som et værktøj til at forbedre vores rekrutteringsprocesser og sikre en effektiv og præcis vurdering af CV'er fra både freelance konsulenter og kandidater til faste stillinger. AI-teknologi hjælper os med at analysere og matche kvalifikationer, erfaring og kompetencer med de krav, der stilles til de forskellige stillinger. De data, som kunderne udleverer til os, herunder jobbeskrivelser, værdier og lignende, anvendes udelukkende til de formål, der er beskrevet i de med kunderne indgående kontrakter.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker med hjemmel i vores legitime interesse i at vurdere kandidater til de rette stillinger. Vi sikrer en afvejning mellem vores interesse i at tilbyde dig relevante ydelser og hensynet til, at behandlingen respekterer dine grundlæggende rettigheder.

Typer af personoplysninger

Når konsulenter / kandidater sender deres CV til os, indsamler og behandler vi de personoplysninger, som kandidaten har inkluderet i CV’et. Oplysningerne anvendes til at vurdere kandidatens egnethed til de stillinger, der søges, samt til at matche dem med relevante jobmuligheder. Derudover modtager vi oplysninger fra kunder, herunder jobbeskrivelser, virksomhedsværdier og lignende. Disse oplysninger bruges udelukkende til de formål, der er fastlagt i de indgåede kontrakter med kunderne.

Modtagere af personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger til virksomheder med relevante jobmuligheder. Personoplysningerne videregives dog ikke uden for virksomheden uden forudgående skriftlig aftale, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne opbevares så længe du har en aktiv profil på vores website. Se mere om opbevaring og sletning under afsnittet ’Oprettelse i CV-database’.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi anvender dine oplysninger når vi foretager en screening af kandidater eller freelance konsulenter, men bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Henvendelser via hjemmesiden, e-mail eller telefonisk

Formål

Når du retter henvendelse til os telefonisk, via kontaktformularer eller e-mail, indsamler og behandler vi personoplysninger med det formål at kunne besvare din henvendelse.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse. Vi afvejer hensynet til, at du selv har angivet personoplysningerne med henblik på at blive kontaktet eller kontaktet os telefonisk, og at behandlingen ikke bryder med de grundlæggende rettigheder.

Typer af personoplysninger

Der indsamles generelle kontaktoplysninger som firma, navn, evt. stilling, telefonnummer og e-mail. Desuden behandles indholdet af henvendelsen, hvilket kan omfatte oplysninger om nuværende stilling, jobønsker, CV, mv.

Modtagere af personoplysninger

Personoplysningerne videregives ikke uden for virksomheden, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne slettes inden 24 måneder efter sidste behandling, hvis der ikke indledes et samarbejde eller kundeforhold, eller hvis det vurderes, at oplysningerne er nødvendige i forhold til behandlingen.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Tilmelding til webinar

Formål

Når du tilmelder dig til et webinar, indsamler og behandler vi personoplysninger med det formål at gøre dig i stand til at deltage i det webinar, du melder dig til, samt med det formål at kunne sende notifikationer i forbindelse med webinaret.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse. Vi afvejer hensynet til, at du selv har angivet personoplysningerne med henblik på at blive tilmeldt webinaret, og at behandlingen ikke bryder med de grundlæggende rettigheder.

Typer af personoplysninger

Der indsamles navn, e-mail, din IP-adresse samt titel og organisation (frivilligt).

Modtagere af personoplysninger

Personoplysningerne videregives som udgangspunkt ikke uden for virksomheden, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse. Afholdes webinaret i samarbejde med tredjepart kan personoplysningerne videregives til denne trejdepart. Det vil typisk være navn og e-mail.

Periode for opbevaring

Oplysningerne slettes senest 24 måneder efter, at webinaret er afsluttet.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Modtagelse af nyhedsbrev

Formål

Når du skriver dig op til vores nyhedsbrev, indsamler og behandler vi personoplysninger med det formål at kunne udsende vores nyhedsbrev.

I forbindelse med dit samtykke til at modtage online kommunikation og markedsføring kan EPICO-IT A/S kontakte dig særskilt.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker baseret på samtykke. Du kan enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at skrive til os. Det er derudover muligt at framelde nyhedsbrevet via et ”afmeldt” link nederst i nyhedsbrevet.

Typer af personoplysninger

Der indsamles navn, e-mail og IP-adresse.

Modtagere af personoplysninger

Personoplysningerne videregives ikke uden for virksomheden, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne opbevares, så længe du er skrevet op til at modtage vores nyhedsbrev. Er det ikke muligt at levere e-mails til din konto forbeholder vi os retten til at slette din e-mail.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Markedsføring

Formål

Når du deltager i vores kampagner, events, kundecases, eller som referencer og udtalelser, behandler vi personoplysninger med det formål at kunne bruge dem til markedsføring.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker baseret på samtykke. Du kan enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at skrive til os – marketing@epico.dk

Typer af personoplysninger

Der indsamles navn, e-mail, stilling og evt. virksomhed.

Modtagere af personoplysninger

Personoplysningerne videregives ikke uden for virksomheden, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne slettes inden 24 måneder efter sidste behandling.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Besøgende på sociale medier

Formål

Vi indsamler og behandler personoplysninger, når du besøger vores Facebook, Instagram- og LinkedIn-side. Formålet med behandlingen er at kunne markedsføre os over for potentielle kunder, besvare henvendelser og lignende beslægtede formål.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse. Vi afvejer hensynet til, at du selv har besøgt vores sider på sociale medier, og at behandlingen ikke bryder med de grundlæggende rettigheder.

Typer af personoplysninger

Der indsamles typisk navn og andre personoplysninger som relateres til din brugerprofil.

Modtagere af personoplysninger

Personoplysningerne videregives ikke uden for virksomheden, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne opbevares så længe din handling på vores Facebook, Instagram- og LinkedIn-side eksisterer.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Anvendelse af vores ydelser som kunde

Formål

Når du anvender vores ydelser, indsamler og behandler vi personoplysninger med det formål at kunne levere disse, samt med det formål at give dig information og nyheder om vores ydelser og lignende.

Såfremt du betaler for vores ydelser, behandler vi derudover dine personoplysninger med det formål at kunne fakturere efter bogføringslovens regler og fremsende fakturaen.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker baseret på opfyldelse af en kontrakt, samt under legitim interesse, da vi afvejer hensynet til, at du anvender vores ydelser, og at behandlingen ikke bryder med de grundlæggende rettigheder.

Typer af personoplysninger

Der indsamles og behandles navn, e-mail, telefonnummer, titel og afdeling.

I forbindelse med fakturering behandles ligeledes et internt genereret faktureringsnummer.

Modtagere af personoplysninger

Personoplysningerne videregives ikke uden for virksomheden, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne opbevares så længe kundeforholdet eksisterer, og slettes inden 24 måneder efter at kundeforholdet er ophørt.

Oplysninger til brug for bogføring opbevares indtil 5 år efter udløbet af regnskabsåret.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Kommunikation med henblik på salg

Formål

Vi kan indsamle og behandle personoplysninger fra tredjeparter (via interview, virksomhedens hjemmeside, sociale medier eller lignende) med henblik på salg af vores ydelser.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse. Vi afvejer hensynet til, at ønsket om behandlingen vejer tungere end ønsket om ikke at foretage behandlingen, og at behandlingen ikke bryder med de grundlæggende rettigheder.

Typer af personoplysninger

Der indsamles navn, titel, e-mail, telefonnummer og virksomhed.

Modtagere af personoplysninger

Personoplysningerne videregives ikke uden for virksomheden, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne slettes inden 24 måneder efter sidste behandling, hvis der ikke indledes et samarbejde eller kundeforhold, eller hvis det vurderes, at oplysningerne er nødvendige i forhold til behandlingen.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

Jobansøgninger til stillinger i Epico-IT

Formål

Når du sender os en jobansøgning, behandler vi dine oplysninger med det formål at vurdere og udvælge ansøgeren i forhold til et konkret job.

Retsgrundlaget for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse. Vi afvejer hensynet til, at du selv har sendt personoplysningerne med henblik på at blive vurderet i forhold til et konkret job.

Typer af personoplysninger

Der behandles de personoplysninger, som der er indeholdt i ansøgningen og CV med henblik på at evaluere ansøgningen. Vi vil også evaluere og vurdere ansøgers præstation og kompetencer via et interview.

Modtagere af personoplysninger

Personoplysningerne videregives ikke uden for virksomheden, men overlades til databehandlere. Vi anvender kun databehandlere i EU/EØS eller i lande, der kan give dine oplysninger en tilstrækkelig beskyttelse.

Periode for opbevaring

Oplysningerne slettes inden for 6 måneder efter der er givet afslag, hvis der ikke indledes en dialog om mulig ansættelse.

Automatiserede afgørelser og profilering

Vi bruger ikke personoplysninger i forbindelse med automatiserede individuelle afgørelser.

4. Sikkerhed

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

5. Periode for opbevaring

Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring.

Læs mere under punkt 2 “Behandling af personoplysninger”.

6. Dine rettigheder

Du har en række rettigheder i forhold til behandlingen af dine personoplysninger. Rettighederne betyder blandt andet, at du kan få oplyst, hvilke personoplysninger vi har om dig, og at du under visse forudsætninger kan få oplysningerne slettet.

Ønsker du at gøre en af dine rettigheder gældende skal du rette henvendelse via e-mail på dataprivacy@epico.dk. Vi kontakter dig efterfølgende i forhold til, hvilke rettigheder du ønsker at gøre gældende, samt for at verificeret din identitet.

Retten til indsigt

Du har ret til at bede om indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Det betyder, at du kan spørge os om, hvilke personoplysninger vi behandler til hvilket formål m.v.

Retten til at gøre indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse, hvis du er uenig i at en konkret behandling finder sted. Det betyder, at oplysningerne fortsat kan anvendes til andre eventuelle lovlige formål.

Retten til at bede om berigtigelse

Du kan bede om at få rettet / berigtiget personoplysninger, som du ikke mener er korrekte.

Retten til at bede om sletning

Du kan anmode om at få slettet personoplysninger, som du mener, at vi ikke bør eller må have registreret. Denne rettighed er ikke endegyldig, da visse personoplysninger ikke kan slettes pga. anden lovgivning eller hvis aftale og formål giver ret til at opbevare personoplysningerne.

Retten til at bede om begrænsning

Du kan bede om, at behandlingen af personoplysningerne begrænses. Det betyder, at personoplysningerne ikke slettes, men at det er præciseret, at de ikke må behandles, og at adgangen til at læse dem er indskrænket.

Retten til dataportabilitet

Du har ret til at få udleveret dine personoplysninger i et maskinlæsbart format. Bemærk at der alene er tale om de personoplysninger man selv har givet til os. Du har ret til at få udleveret dine personoplysninger, som du selv har afgivet til os, overført til dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Retten til at trække samtykke tilbage

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Retten til at klage

Har du spørgsmål til behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på dataprivacy@epico.dk.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til eller kontakte den danske databeskyttelsesmyndighed (Datatilsynet). Du kan også til enhver tid gå til domstolene for at få afklaret en sag om behandling af personoplysninger.